Koje zadatke u maloj tvrtki automatizirati prve
Najčešća pogreška pri uvođenju umjetne inteligencije u tvrtku nije odabir krivog alata, nego krivi redoslijed. Tvrtke počinju s onim što izgleda najzanimljivije, umjesto s onim što ih svaki mjesec najviše košta. U nastavku je redoslijed koji koristimo na uvodnim pregledima, i razlozi za njega.
Prvo: ponude i predračuni
Ako upiti stižu e-mailom i netko ih ručno pretvara u ponude, to je gotovo uvijek prvi kandidat. Razloga su dva. Prvo, zadatak je skup: tipična ponuda uzima 20 do 45 minuta, a uz nekoliko ponuda dnevno to se brzo zbroji u cijeli radni dan tjedno. Drugo, brzina odgovora izravno utječe na prodaju: kupac koji dobije ponudu isti dan rjeđe pita dalje kod konkurencije.
Automatizacija ovdje znači da sustav iz zaprimljenog upita izdvoji količine, rokove i želje te pripremi nacrt prema vašem cjeniku. Čovjek nacrt pregleda i pošalje. Kako to izgleda u praksi, opisali smo kod usluge automatizacija procesa.
Drugo: odgovori na ponavljajuća pitanja
Prebrojite koliko puta tjedno vaš tim odgovara na pitanja poput "imate li slobodno", "koliko košta", "koji je rok isporuke". Svaki odgovor zasebno je sitniš, ali zajedno su to sati, i to sati s najnižom dodanom vrijednošću u tvrtki. AI asistent koji odgovara prema vašim podacima preuzima taj dio u cijelosti, a radi i noću, kada bi upiti inače propali.
Treće: izvještaji i izvozi
Mjesečni izvještaj o prodaji, izvoz faktura za računovodstvo, pregled zaliha. Zadaci koji se ponavljaju u potpuno istom obliku tehnički su najlakši za automatizaciju, pa su odličan treći korak: brzo se postave i svaki mjesec tiho vraćaju vrijeme.
Što ne automatizirati prvo
Sve što zahtijeva prosudbu, pregovore ili osjećaj za kupca. Ni tehnički zahtjevna povezivanja starih sustava ne preporučujemo kao prvi korak: dugo traju, a učinak se vidi tek na kraju. Prvi projekt mora pokazati rezultat u tjednima, a ne mjesecima, jer upravo prvi projekt odlučuje hoće li tim automatizaciji vjerovati.
Kako odlučiti kod sebe
Uzmite papir i za svaki ponavljajući zadatak zapišite dvije brojke: koliko se puta mjesečno događa i koliko minuta traje. Pomnožite. Zadatak s najvećim umnoškom vaš je prvi kandidat, bez obzira na to koliko dosadno izgleda. Ako želite, taj izračun napravimo zajedno: uvodni pregled procesa je besplatan, a s njega nosite upravo takav popis, s procjenom uštede za svaku stavku.