Katera opravila v malem podjetju avtomatizirati najprej
Najpogostejša napaka pri uvajanju umetne inteligence v podjetje ni izbira napačnega orodja, ampak napačen vrstni red. Podjetja začnejo pri tem, kar je videti najbolj zanimivo, namesto pri tem, kar jih vsak mesec stane največ. Spodaj je vrstni red, ki ga uporabljamo pri uvodnih pregledih, in razlogi zanj.
Najprej: ponudbe in predračuni
Če povpraševanja prihajajo po e-pošti in jih nekdo ročno pretvarja v ponudbe, je to skoraj vedno prvi kandidat. Razloga sta dva. Prvič, opravilo je drago: tipična ponudba vzame 20 do 45 minut, pri nekaj ponudbah na dan se to hitro sešteje v cel delovni dan na teden. Drugič, hitrost odziva neposredno vpliva na prodajo: stranka, ki dobi ponudbo isti dan, redkeje sprašuje naprej pri konkurenci.
Avtomatizacija tu pomeni, da sistem iz prejetega povpraševanja izlušči količine, roke in želje ter pripravi osnutek po vašem ceniku. Človek osnutek pregleda in pošlje. Več o tem, kako to izgleda v praksi, smo zapisali pri storitvi avtomatizacija procesov.
Drugo: odgovori na ponavljajoča se vprašanja
Preštejte, kolikokrat na teden vaša ekipa odgovori na vprašanja tipa "ali imate prosto", "koliko stane", "kakšen je dobavni rok". Vsak odgovor posebej je drobiž, skupaj pa so to ure, in to ure z najnižjo dodano vrednostjo v podjetju. AI asistent, ki odgovarja po vaših podatkih, ta del prevzame v celoti in povrh dela tudi ponoči, ko povpraševanja sicer propadejo.
Tretje: poročila in izvozi
Mesečno poročilo o prodaji, izvoz faktur za računovodstvo, pregled zalog. Opravila, ki se ponavljajo v popolnoma enaki obliki, so tehnično najlažja za avtomatizacijo, zato so odličen tretji korak: hitro so postavljena in vsak mesec tiho vračajo čas.
Česa ne avtomatizirati najprej
Vsega, kar zahteva presojo, pogajanja ali občutek za stranko. Tudi tehnično zahtevnih povezav med starimi sistemi ne priporočamo za prvi korak: dolgo trajajo, učinek pa je viden šele na koncu. Prvi projekt mora rezultat pokazati v tednih, ne mesecih, ker prav prvi projekt odloči, ali bo ekipa avtomatizaciji zaupala.
Kako se odločiti pri sebi
Vzemite list in za vsako ponavljajoče se opravilo zapišite dve številki: kolikokrat na mesec se zgodi in koliko minut vzame. Zmnožite. Opravilo z največjim zmnožkom je vaš prvi kandidat, ne glede na to, kako dolgočasno je videti. Če želite, ta izračun naredimo skupaj: uvodni pregled procesov je brezplačen in z njega odnesete točno tak seznam, z oceno prihranka za vsako postavko.